Negoziare Decisioni Condivise e Raggiungere il Consenso
Gli ostacoli del processo decisionale e come superarli
Un processo decisionale coinvolge un gruppo di almeno 2 persone che discutono per decidere cosa fare.
Il gruppo può discutere come risolvere un problema (di tutti o solo di alcuni, di soggetti estranei...) oppure un conflitto (interno o esterno al gruppo), ma anche come migliorare una condizione specifica (come investire il denaro, cosa acquistare...) oppure come evitare un rischio... Le persone che fanno parte di un gruppo (familiari, soci, condomini...) devono coordinare spesso i loro comportamenti; devono decidere cosa fare per gestire una relazione che riguarda tutti loro. Il processo decisionale consente loro di raggiungere il consenso, se gestito efficacemente e consapevolmente da tutti, oppure può innescare conflitti decisionali (cosa fare, perché farlo, quando...), se i membri ignorano le basi della negoziazione.
Negoziare significa comunicare: scambiare informazioni sulle alternative disponibili per prendere una decisione.
Ogni atto comunicativo riguarda 2 tipi di informazioni: digitali (il significato lessicale delle parole, comunicato dalla sequenza delle lettere, dei suoni) e analogiche (il significato emotivo, comunicato con gesti, espressioni facciali, tono della voce, ritmo e volume).
Ostacoli al consenso e soluzioni negoziali
Una comunicazione può dare più peso a uno dei 2 canali (digitale e analogico) oppure può bilanciarli, ma può anche esprimere informazioni coerenti o incoerenti tra i 2 canali; quindi può ostacolare il processo decisionale oppure agevolare il raggiungimento del consenso.
Ecco un elenco degli ostacoli tipici del processo decisionale e delle soluzioni basilari:
Accomodamento.
Tizia potrebbe evitare di esprimere un'idea (X) per timidezza o per sfiducia, per disgusto o per timore di come Caio potrebbe reagire.
Caio dovrebbe incoraggiare Tizia a dire cosa pensa, spiegando che il consenso nasce dal confronto perché una decisione condivisa deve prevenire problemi futuri nell’interesse collettivo e che, per farlo, tutti i partecipanti devono condividere le impressioni reciproche sull'argomento discusso.
Caio potrebbe anche descrivere a Tizia la situazione di stallo: «Dobbiamo prendere una decisione, ma tu rimani in silenzio e, perciò, entrambi rimaniamo fermi, come una macchina senza pilota e senza benzina. Come ti senti in questa situazione?».Ascolto inefficace.
Tizia dice e/o chiede qualcosa (X) a Caio, ma Caio risponde parlando di qualcos’altro (Y) a cui tiene di più, ignorando X perché non lo interessa. Il comportamento di Caio indispettisce Tizia e la spinge a ripetere ossessivamente X o ad alzare la voce per farsi ascoltare o a criticare Caio per fargli smettere di parlare di Y.
Caio, invece, dovrebbe ripetere X per dimostrare a Tizia di avere capito il suo punto di vista e, solo dopo, dovrebbe parlare di Y.
Tizia e Caio potrebbero anche scrivere su una lavagna le loro istanze (X, Y, Z...) per discuterle con ordine e concludere il colloquio solo dopo aver affrontato tutte le questioni importanti per ciascuno di loro.Conflitti di preferenza.
Caio esprime una preferenza per un’opzione (Y), ma Tizia la critica dicendo che ne preferisce un'altra (X) e i 2 iniziano a litigare su quale "valore" debba essere preferito: un conflitto potenzialmente eterno.
Tizia e Caio, invece, dovrebbero spiegare quali emozioni provano quando pensano a X e a Y (oppure a perdere X e Y), e dovrebbero spiegare quali pensieri gli fanno provare quelle emozioni. Ciascuno, quindi, dovrebbe riepilogare quello che ha sentito dire dall'altro, per dimostrare di avere capito le emozioni reciproche. Potrebbero, quindi, suggerire opzioni alternative o chiederle a un terzo.
Tizia e Caio, altrimenti, potrebbero elencare sulla lavagna tutte le conseguenze possibili (positivie e negative) che possono derivare da X e da Y, per decidere razionalmente quali rischi evitare e quali vantaggi inseguire.Disimpegno.
Tizia o Caio trascurano di rispettare gli impegni presi tra un colloquio e l’altro, benché sappiano che raggiungere il consenso richiede impegno e responsabilizzazione (perciò ciascuno di loro ha ricevuto un compito e ha accettato di svolgerlo).
Tizia e Caio, al termine di ogni colloquio, devono appuntare, sulla propria agenda, le scadenze e i compiti che hanno deciso di rispettare e devono prevedere una conseguenza (seppur minima) per chi omette di rispettare i patti.Maleducazione.
Tizia insulta, denigra o minaccia Caio per indebolirlo. Caio può subire l’influenza di Tizia (cfr. l’accomodamento) oppure reagire con vigore, innescando un conflitto.
Caio dovrebbe ripetere le parole di Tizia e spiegare quali emozioni prova quando lei usa quell'atteggiamento; dovrebbe, quindi, chiedere a Tizia quali emozioni o bisogni la spingono a trattarlo in quel modo.
Testo del 04.01.2020.