Comunicazione efficace nei colloqui difficili
Dialogare rispettando le idee altrui e proteggendo i propri interessi
Le persone coinvolte in una relazione difficile (in famiglia, sul lavoro...) tendono a dialogare in maniera confusa, aggressiva ed “egoista”. Litigano su chi debba parlare o tacere, e litigano per i problemi comuni, amplificandoli anziché risolverli. Le liti sulla comunicazione (liti di secondo livello) soffocano la discussione costruttiva e nascondono il problema di base, che le parti possono addirittura dimenticare, quando cresce la rabbia per colpa del “modo” di comunicare.
Chi frequenta un corso di comunicazione efficace impara a decifrare le strategie comunicative delle persone e impara come intervenire per indirizzare un colloquio difficile verso una soluzione pragmatica.
Le 8 regole per gestire un colloquio difficile
Condividete le regole di comunicazione efficace con i vostri interlocutori prima di affrontare i colloqui difficili e concordate di rispettarle. È facile che riempiate i silenzi, mentre una persona pensa a cosa deve dire, con frasi e discorsi inefficaci, che vi portano ad abbandonare il modello dialogico schematizzato qui sotto: perciò, studiate il modello e impegnatevi a rispettarlo. Tenete con voi lo schema, se necessario.
Approfondite la comunicazione e la negoziazione studiando un eBook, se non volete frequentare un corso; ma dovete allenarvi prima di mettere in pratica la comunicazione non-violenta.
| Antonio | Barbara |
|---|---|
1. Racconta il problema come una serie di comportamenti specifici già compiuti o ancora da compiere. Evita di accusare e colpevolizzare Barbara. Es.: Abbiamo deciso insieme, la settimana scorsa, che io avrei preso appuntamento col notaio e tu avresti preparato una bozza del contratto. Ho parlato col notaio, che mi ha confermato l’appuntamento per dopodomani, ma dobbiamo ancora condividere la bozza. |
1. Ascolta in silenzio. |
2. Descrivi lo stato d’animo e le emozioni che provi quando pensi al problema e quando lo vivi. Es.: Questo mi preoccupa perché; ho paura che abbiamo poco tempo per studiare l’atto e per modificarlo: temo che, lavorando in fretta, possiamo sbagliare; e temo anche di fare una brutta figura col notaio. |
2. Ascolta in silenzio. |
3. Chiedi a Barbara quali emozioni prova, sia quando pensa al problema, sia durante il vostro colloquio. Es.: Tu come ti senti quando pensi che potremmo firmare un atto imperfetto? |
3. Ascolta in silenzio. |
4. Ascolta in silenzio. |
4. Spiega ad Antonio come ti senti e cosa provi. Es.: Mi sento agitata anch’io, soprattutto perché negli ultimi giorni ho dovuto fare avanti e indietro con mia madre, che sta in ospedale. Mi sento confusa, ma penso che possiamo farcela. |
5. Ascolta in silenzio. |
5. Proponi una soluzione che puoi mettere in pratica in prima persona, qualcosa che puoi fare e controllare direttamente. Es.: Scriverò la bozza oggi stesso e te la farò avere entro le 17:00. Potremo lavorarci insieme fino alle 12:00 di domani. Spiegherò io al notaio che abbiamo bisogno di un rinvio per colpa mia, nel caso in cui non dovessi rispettare il mio impegno. |
6. Ascolta in silenzio. |
6. Spiega quali emozioni pensi che la tua soluzione farà provare ad Antonio. Es.: Immagino che questa proposta ti farà sentire sotto pressione perché dobbiamo lavorare in fretta, e mi dispiace; ma potremmo anche concludere l’affare entro i termini ed esserne soddisfatti entrambi. Il fatto che parlerò io col notaio potrebbe liberarti dalla preoccupazione di fare un brutta figura con lui. |
7. Spiega a Barbara cosa hai capito delle sue emozioni. Es.: Mi dispiace che tua madre stia male e capisco che sei preoccupata per questo. Forse proprio la preoccupazione per tua madre ti libera da quella per il notaio. Capisco che ci sono gradi diversi di ansia. |
7. Ascolta in silenzio. |
8. Proponi una soluzione che puoi mettere in pratica in prima persona. Es.: Preparerò io la bozza, se hai bisogno del pomeriggio per andare da tua madre, e resto a tua disposizione fino alle 21:30 di stasera per discutere il contratto. Mi va bene, inoltre, lavorarci domattina, tra le 10:00 e le 13:00. |
8. Ascolta in silenzio. |
Discutete, quindi, come potete combinare le vostre proposte, continuando a ripetere le idee riferite dal vostro interloqutore, prima di esprimere le vostre opinioni.
Estratto da Cultura Negoziale: come e perché conciliare un accordo amichevole.
Pagina del 05.10.2019.