Comunicazione efficace nei colloqui difficili

Dialogare rispettando le idee altrui e proteggendo i propri interessi

comunicazione aggressiva

Le persone coinvolte in una relazione difficile (in famiglia, sul lavoro...) tendono a dialogare in maniera confusa, aggressiva ed "egoista". Litigano su chi debba parlare e chi tacere, oltreché sui problemi che devono risolvere. Le liti "sulla comunicazione" (di secondo livello) soffocano la discussione costruttiva e nascondono il problema di base, che le parti possono addirittura dimenticare, quando cresce la rabbia per colpa del "modo" che usano per comunicare.

Chi frequenta un corso di comunicazione efficace impara a decifrare le strategie comunicative delle persone e ad intervenire per indirizzare un colloquio difficile verso una soluzione pragmatica.

Le 8 regole per gestire un colloquio difficile.

Condividete le regole di comunicazione efficace con i vostri interlocutori prima di affrontare i colloqui difficili e concordate di rispettarle. Tenete con voi lo schema, se necessario.

Cosa devono fare gli interlocutori
Antonio Barbara

1. Racconta il problema come una serie di comportamenti specifici già compiuti o ancora da compiere. Evita di accusare e colpevolizzare Barbara.

Es.: Abbiamo deciso insieme, la settimana scorsa, che io avrei preso appuntamento col notaio e tu avresti preparato una bozza del contratto. Ho parlato col notaio, che mi ha confermato l'appuntamento per dopodomani, ma dobbiamo ancora condividere la bozza.

1. Ascolta in silenzio.

2. Descrivi lo stato d'animo e le emozioni che provi quando pensi al problema e quando lo vivi.

Es.: Questo mi preoccupa perché ho paura che abbiamo poco tempo per studiare l'atto e modificarlo: temo che, lavorando in fretta, possiamo sbagliare; e temo anche di fare una brutta figura col notaio.

2. Ascolta in silenzio.

3. Chiedi a Barbara quali emozioni prova, sia quando pensa al problema, sia durante il vostro colloquio.

Es.: Tu come ti senti quando pensi che potremmo firmare un atto imperfetto?

3. Ascolta in silenzio.

4. Ascolta in silenzio.

4. Spiega ad Antonio come ti senti e cosa provi.

Es.: Mi sento agitata anch'io, soprattutto perché negli ultimi giorni ho dovuto fare avanti e indietro con mia madre, che sta in ospedale. Mi sento confusa, ma penso che possiamo farcela.

5. Ascolta in silenzio.

5. Proponi una soluzione che puoi mettere in pratica in prima persona, qualcosa che puoi fare e controllare direttamente.

Es.: Scriverò la bozza oggi stesso e te la farò avere entro le 17:00. Potremo lavorarci insieme fino alle 12:00 di domani. Spiegherò io al notaio che abbiamo bisogno di un rinvio per colpa mia, nel caso in cui non dovessi rispettare il mio impegno.

6. Ascolta in silenzio.

6. Spiega quali emozioni pensi che la tua soluzione farà provare ad Antonio.

Es.: Immagino che questa proposta ti farà sentire sotto pressione perché dobbiamo lavorare in fretta, e mi dispiace; ma potremmo anche concludere l'affare entro i termini ed esserne soddisfatti entrambi. Il fatto che parlerò io col notaio potrebbe liberarti dalla preoccupazione di fare un brutta figura con lui.

7. Spiega a Barbara cosa hai capito delle sue emozioni.

Es.: Mi dispiace che tua madre stia male e capisco che sei preoccupata per questo. Forse proprio la preoccupazione per tua madre ti libera da quella per il notaio. Capisco che ci sono gradi diversi di ansia.

7. Ascolta in silenzio.

8. Proponi una soluzione che puoi mettere in pratica in prima persona.

Es.: Preparerò io la bozza, se hai bisogno del pomeriggio per andare da tua madre, e resto a tua disposizione fino alle 21:30 di stasera per discutere il contratto. Mi va bene, inoltre, lavorarci domattina, tra le 10:00 e le 13:00.

8. Ascolta in silenzio.

Discutete, quindi, come potete combinare le vostre proposte, continuando a ripetere le idee riferite dal vostro interloqutore, prima di esprimere le vostre opinioni.

Estratto da Cultura Negoziale: come e perché conciliare un accordo amichevole.